协同办公怎么选：2026 采购指南

协同办公平台（钉钉、企业微信、飞书和各类 OA）是员工每天打开次数最多的工作入口。对 HR 来说，它决定了员工在哪里请假、审批、查工资条、看通知、用 HR 应用，也决定了组织架构和人员数据从哪里来。选协同平台通常是公司级决定，但 HR 一定要参与。这篇指南从 HR 的角度说明怎么选、怎么和 HR 系统配合。

协同平台和 HR 系统的关系

• 组织架构和人员：要确定以谁为准。常见做法是 HR 系统是人员数据的「源头」，入职、调动、离职自动同步到协同平台，避免两边不一致
• 员工入口：员工在协同平台里打开 HR 应用（请假、报销、工资条、证明），不用单独登录
• 审批：假期、加班、用印等审批可以在协同平台发起，数据回到 HR 系统
• 通知和沟通：入职欢迎、制度通知、调研问卷通过协同平台推送

平台大致分几类

1. 一站式协同平台：即时通讯、通讯录、审批、日程、文档、开放平台，例如 钉钉、企业微信（据介绍能连接微信生态）、飞书、华为 WeLink
2. 传统 OA 和协同管理软件：流程和公文管理强，常支持私有化部署，适合流程复杂、要求本地部署的企业，例如 泛微（据介绍 2001 年成立，专注协同管理 OA）、蓝凌（据介绍是大平台 OA 和知识管理服务商）、云之家、道一云
3. 在线文档和笔记：例如 金山文档、飞书文档、有道云笔记
4. 目标和项目协作：例如 Tita，见 组织发展与 OKR

从 HR 角度看的选型要点

• 组织和权限：多层级、多法人、兼职和虚拟组织能否表达；按组织和角色控制谁能看到什么
• 和 HR 系统打通：你用的或准备用的 HR 系统，是否有成熟的对接方案（组织同步、单点登录、审批、消息）
• 审批灵活度：表单和流程能否自己配置，条件分支、会签、加签是否支持
• 员工体验：一线员工（门店、工厂）是否方便使用；外部人员（外包、实习生）怎么管理账号
• 数据安全：员工离职后账号和数据怎么处理；聊天和文档的留存和审计；是否有私有化或专属部署选项
• 生态：平台上有没有你需要的 HR 应用（考勤、招聘、培训、电子签）

收费方式

• 一站式协同平台多有免费版，高级功能、容量和安全能力按人或按企业收费
• 传统 OA 按用户数购买许可，另有实施和维护费
• 第三方应用在平台应用市场单独付费

常见坑

• HR 系统和协同平台各维护一套组织架构，越来越对不上
• 员工离职后协同平台账号没有及时停用，数据外泄
• 审批流程配在协同平台，数据回不到 HR 系统，算薪要手工核对

选型时可以问的问题

1. 和我们的 HR 系统是否有现成对接？组织、人员、审批、消息分别怎么同步？
2. 多法人、兼职、外包和实习人员怎么管理？
3. 员工离职时账号和数据怎么处理？有哪些审计功能？
4. 有没有私有化或专属部署选项？
5. 免费版和付费版的区别是什么？按什么计费？

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